Privacy statement stichting De Kinkel

1 Algemeen
Stichting de Kinkel verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Cultureel centrum De Kinkel.

2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens
hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt de Kinkel persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
1. Gebruikers en huurders van de Kinkel (naam-adres-woonplaats-gegevens, emailadres, IBANrekeningnummer, huur- en consumptiebedragen);
2. Bestuursleden van de stichting de Kinkel (naam-adres-woonplaats-gegevens, emailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van de Kinkel of haar gebruikers/huurders (naam, e-mailadres en telefoonnummer);
5. Personeelsgegevens vallen onder de Arbowet.

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Stichting de Kinkel is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hiervoor is een beheerder aangesteld: de bedrijfsleider van De Kinkel.
1. Gebruikers en huurders: De verhuuradministratie wordt uitgevoerd door de bedrijfsleider van De Kinkel en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt
bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bedrijfsleider;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden beheerd door de bedrijfsleider van De Kinkel. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord beveiligde computer met adequate virusbescherming;
3. Contactpersonen en relaties: De bedrijfsleider beheert persoonsgegevens. Deze gegevens worden beheerd door de bedrijfsleider van De Kinkel. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord beveiligde computer met adequate virusbescherming;
4. Vrijwilligers: De bedrijfsleider beheert persoonsgegevens. Deze gegevens worden beheerd door de bedrijfsleider van De Kinkel. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord beveiligde computer met adequate virusbescherming;
5. Personeel: De bedrijfsleider beheert persoonsgegevens. Deze gegevens worden beheerd door de bedrijfsleider van De Kinkel. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord beveiligde computer met adequate
virusbescherming; Daarnaast worden de gegevens vastgelegd in een papierendossier dat gearchiveerd wordt in een afgesloten kast.

5 Waarvoor verwerkt de stichting De Kinkel deze gegevens?
De persoonsgegevens die De Kinkel verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
1. Gebruikers en huurders: Deze gegevens worden vastgelegd om de huurgelden te kunnen incasseren en om de gebruikersadministratie te kunnen beheren;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen en relaties: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van  samenwerking op het gebied van dienstverlening.
4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
5. Personeel: Deze gegevens worden vastgelegd i.v.m. vigerende wetgeving

6 Heeft De Kinkel ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De Kinkel heeft deze gegevens niet.

7 Hoe gaat De Kinkel met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere  personen, worden de e-mailadressen anoniem geplaatst.

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor tevens een andere gemachtigde aangesteld:
1. Gebruikers en huurders: De administratie kan alleen worden ingezien door de bedrijfsleider en/of penningmeester van De Kinkel;
2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bedrijfsleider en de  bestuursleden zelf;
3. Contactpersonen en relaties: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bedrijfsleider en/of de secretaris van de Kinkel;
4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bedrijfsleider en/of de secretaris van de Kinkel en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
5. Personeel: De persoonsgegevens van de medewerkers van de Kinkel kunnen worden ingezien door de  bestuursleden van de Kinkel.

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan gebruik of verhuur van De Kinkel worden bewaard om statistische informatie, zoals gebruikersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is De Kinkel gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Kan ik zien welke gegevens De Kinkel van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de bedrijfsleider van de Kinkel om deze gegevens in te zien. De bedrijfsleider is bereikbaar via info@dekinkel.nl

12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van De Kinkel via info@dekinkel.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens.

13 Wijzigingen
De Kinkel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van De Kinkel te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf raadplegen via www.dekinkel.nl.